忘年会の幹事さんとして最も大事な事は、参加者からお預かりした会費を、きちんと予算内に収まる事です。
「少々予算をオーバーしてしまったけど、そこは幹事である私の自己責任。クレジットカードのポイントがちょっと付いたしまぁ・・・」というパターンになりがちですが、やはり幹事さんの持ち出しはご法度です。
忘年会と言っても、友達同士のプライベートなものから、会社などのビジネスに関連した忘年会などもあるので、まずそれぞれの予算の目安をおさらいしましょう。
＜忘年会の一般的な平均予算＞
・友達・親類縁者：2-3千円ほど
・部署規模の会社の同僚：3-4千円ほど
・会社全体：4-5千円ほど
幹事さんが目安とすべき予算は、徴収した額の約7割ほどです。
残りは予備費・二次会に回すなど、活用しましょう。
「行けたら行く」という曖昧な返答や、予測できない追加オーダー、ビンゴゲームなどで用意する景品など、予算を超えてしまう要因は様々。
予算は7割程度で余裕を持ち、当日の追加徴収などがないよう、キレイに忘年会を演出する事が大事なのです。
それでも、どうしても予算が足りなくなってしまった場合は、事前に社長や部長・上長から多めの会費負担をお願いする事を検討しましょう。
当日は、「××社長より、忘年会のためにご厚意をいただきました！」とアナウンスする配慮が必要です。
様々なリスクを念頭に置き、予算はしっかり守れるよう、健全な忘年会予算の管理を心がけましょう。
＜万が一予算が足りなくなってしまった場合＞
・予算の3割ほどは、予備費として計算しておく
・社長や上長から多めの会費をお願いする
・それでもなお足りなくなる場合でも、相談できるような体制を
